Guía para el recuento físico de inventario
Un recuento físico completo funciona mejor cuando la ventana de recuento, las reglas de corte, las personas, las ubicaciones y la revisión de diferencias se planifican antes de empezar a contar.
Usa esta página cuando necesites un recuento completo de las existencias porque los recuentos cíclicos o las comprobaciones puntuales no basten, con preparación de zonas, excepciones de corte, recorrido del supervisor, pruebas de recuento y pruebas de liberación.
¿Necesitas ordenar los controles del recuento?Valida el corte de movimientos, la instantánea contable, el recuento, la revisión y la liberación antes de emitir las hojas.
¿Necesitas una muestra representativa del supervisor?Compara tres planes de observación con los riesgos de baja rotación, unidades mixtas, etiquetas dañadas, acceso difícil y otros riesgos documentados.
¿Necesitas elegir el método de recuento?Compara el papel, la hoja de cálculo, la aplicación de códigos de barras y las fotos revisadas antes de emitir el paquete.
¿También necesitas una hoja de recuento?Abre el generador de plantillas en CSV, .xlsx moderno e impresión.
Antes del recuento
Prepara la lista de artículos, recorre las zonas, asigna las ubicaciones, publica el corte de movimientos, bloquea o controla los movimientos físicos de existencias, registra la hora de la instantánea del inventario contable del ERP cuando se utilice y define las pruebas de recuento y aprobación.
- Lista de productos depurada
- Paquete de preparación de zonas
- Mapa y etiquetas de ubicaciones
- Asignaciones de las personas que cuentan
- Horas del corte de movimientos y de la instantánea del inventario contable
- Lista de excepciones de corte
- Umbrales de recuento y aprobación
Elige un recuento físico cuando
Usa un recuento físico completo cuando la empresa necesite pruebas de todas las existencias en un momento determinado, no solo un control periódico. Si las transacciones normales pueden continuar y el riesgo es específico, usa un recuento cíclico o una comprobación puntual.
- El cierre anual, una auditoría, una adquisición o un cambio de sistema exigen cubrir todas las ubicaciones que se puedan contar
- La exactitud de los registros se desconoce en muchas ubicaciones, categorías o grupos de coste
- Los recuentos cíclicos muestran diferencias repetidas sin resolver en varios ámbitos
- La complejidad del corte exige un único bloqueo controlado, un paquete de excepciones y una persona responsable de la liberación
- La dirección necesita una base completa antes de reanudar los recuentos cíclicos periódicos
Paquete de preparación de zonas
Recorre todas las zonas antes de entregar las hojas. Marca lo que se puede contar, lo que queda excluido, quién se encarga de la limpieza y qué debe verificar el supervisor antes de reanudar los movimientos.
- Zonas que se pueden contar, con responsable y hora objetivo de finalización
- Suministros no inventariables, mercancías de clientes y equipos marcados como fuera del ámbito
- Existencias en cuarentena, devoluciones, retenciones de proveedores, artículos dañados y obsoletos encaminados a revisión
- Pedidos preparados, palés recibidos sin ubicar, carriles de transferencia, documentación pendiente y desbordamientos etiquetados
- Huecos vacíos y ubicaciones temporales etiquetados para que las personas que cuentan puedan confirmar cantidades cero
Durante el recuento
Mantén fijas la instantánea de cantidades esperadas entregada y la hora registrada del bloqueo del inventario contable. Un saldo bloqueado no detiene los movimientos de existencias, así que dirige todos los movimientos posteriores al corte al paquete de excepciones.
- Usa una hoja de recuento o una aplicación móvil
- Mantén cada combinación de artículo, ubicación o hueco, lote, número de serie y revisión en su propia fila; dirige las existencias en una ubicación incorrecta a transferencia o reclasificación en lugar de compensarlas con un ajuste de cantidad
- Para las existencias que no figuren en la lista entregada, usa una fila o etiqueta en blanco; registra la ubicación, el ID del artículo o DESCONOCIDO y la cantidad, y retenlas para la revisión del supervisor
Después del recuento
Vuelve a contar las diferencias materiales, aprueba los ajustes, resuelve las excepciones de corte y conserva pruebas de quién contó, revisó, aprobó y liberó los movimientos.
- Vuelve a contar las diferencias materiales
- Añade códigos de motivo y pruebas de aprobación
- Resuelve las recepciones, salidas, transferencias y pedidos preparados posteriores al corte
- Archiva el informe de diferencias, la referencia del ajuste y la aprobación de la liberación
Lista de comprobación imprimible del procedimiento de excepciones de corte
Imprime esta lista antes de abrir el recuento. Mantiene juntos el bloqueo de movimientos físicos o la regla de movimientos controlados, la instantánea separada del inventario contable, las excepciones de corte, la aprobación de recuentos y la aprobación de la reanudación de los movimientos de existencias.
Antes de que empiecen a contar
- Publica la hora del recuento, el corte de movimientos, la hora de la instantánea del inventario contable, las ubicaciones incluidas, la persona responsable del recorrido del supervisor y la persona responsable de las excepciones de corte.
- Bloquea o somete al control del supervisor las recepciones físicas, salidas, preparaciones, ubicaciones, transferencias y consumos de producción. Un saldo contable bloqueado es una instantánea de cantidades independiente, no un bloqueo de movimientos.
- Adjunta el paquete de preparación de zonas con las zonas que se pueden contar, las exclusiones no inventariables, la cuarentena, las devoluciones, las retenciones de proveedores, las existencias dañadas, los envíos preparados, los desbordamientos, los huecos vacíos, las correcciones de etiquetas y la ruta del recorrido.
- Separa las recepciones de proveedores, los envíos a clientes, las mermas conocidas, los movimientos preparados y la documentación pendiente que crucen el límite del corte.
Durante el recuento
- Cuenta una vez cada combinación de artículo, ubicación o hueco, lote, número de serie y revisión y, después, marca la ubicación como contada; nunca compenses entre sí las diferencias de seguimiento o ubicación.
- Mantén sin cambios la instantánea de cantidades esperadas entregada y la hora registrada del bloqueo del inventario contable. Como la instantánea no detiene los movimientos de existencias, registra en la lista de excepciones los movimientos posteriores al corte y las lagunas de documentación; nunca vuelvas a calcular la hoja de recuento.
- Usa una fila o etiqueta en blanco para las existencias que no figuren en la lista entregada; registra la ubicación, el ID del artículo o DESCONOCIDO y la cantidad y, después, retenlas junto con las excepciones por daños, caducidad, movimientos activos y recorrido para la revisión del supervisor.
- Registra las iniciales de la persona que cuenta, la hora del recuento, la confirmación de la ubicación y las excepciones del recorrido del supervisor en la hoja o la exportación móvil.
Liberar y contabilizar
- Asigna recuentos independientes para las diferencias materiales y adjunta los códigos de motivo antes de aprobar los ajustes.
- Concilia la lista de excepciones con los registros de recepción, envío, transferencia, mermas, pedidos preparados y documentación antes de reanudar los movimientos de existencias.
- Registra quién aprobó el informe de diferencias, quién resolvió las excepciones de corte, quién liberó los movimientos y cuándo se produjo la liberación.
- Archiva con el paquete de recuento la lista firmada, la hoja de recuento, la lista de excepciones, la exportación de diferencias, la referencia del ajuste y la aprobación de la persona responsable de la liberación.
Aprobación del paquete de corte
Usa esta lista con la plantilla de recuento de inventario para cerrar el control de movimientos físicos, la hora de la instantánea contable, las excepciones del recorrido, los recuentos materiales, las pruebas de aprobación y la aprobación de la persona responsable de la liberación antes de contabilizar los ajustes de inventario.
Continúa los recuentos móviles con Mobile Inventory.
Flujo de trabajo
| Paso | Acción | Detalles |
|---|---|---|
| Paso1 | AcciónPlanificar el recuento | DetallesDefine el ámbito, la preparación de zonas, las ubicaciones, las personas, el corte de movimientos, la hora de la instantánea del inventario contable, la persona responsable del recorrido y la persona responsable de las excepciones. |
| Paso2 | AcciónPreparar las hojas | DetallesGenera la plantilla de recuento con las columnas adecuadas. |
| Paso3 | AcciónContar las existencias | DetallesRecoge las cantidades por ubicación o hueco. |
| Paso4 | AcciónRevisar las diferencias | DetallesVuelve a contar las diferencias materiales, resuelve las excepciones de corte y registra las pruebas de aprobación. |
| Paso5 | AcciónContabilizar los ajustes | DetallesActualiza el sistema de inventario después de la aprobación de la persona responsable de la liberación y de registrar la referencia del ajuste. |
Glosario de recuento de inventario
Unidad de mantenimiento de existencias: el código interno de artículo que se utiliza para identificar un producto o una variante.
Un código escaneable, como UPC, EAN o GTIN, que debe corresponder a un único artículo o formato de envase.
La diferencia entre la cantidad esperada y la cantidad contada después de un recuento de inventario.
Un recuento periódico de determinados artículos, ubicaciones o categorías en lugar de todo el inventario.
Un recuento en el que las personas que cuentan no ven la cantidad esperada mientras introducen la cantidad física.
El momento en que se detienen o controlan los movimientos de existencias para que el recuento coincida con los datos del sistema.
Herramientas de descarga
Preguntas frecuentes
¿Qué es un recuento físico de inventario?
Es un recuento de las existencias físicamente disponibles, que normalmente se compara con las cantidades del sistema para detectar diferencias.
¿Cuándo es mejor un recuento físico completo que un recuento cíclico?
Usa un recuento físico completo cuando necesites demostrar todas las ubicaciones en un momento determinado, como en un cierre anual, una auditoría, una migración de sistema, una reorganización importante de ubicaciones o cuando existan dudas generalizadas sobre la exactitud. Usa recuentos cíclicos cuando el riesgo sea específico y el equipo pueda revisar ámbitos más pequeños con regularidad.
¿Debemos detener los movimientos de existencias o bloquear el inventario contable durante el recuento?
Pausa, bloquea o controla estrictamente los movimientos físicos de existencias para que el recuento y las transacciones coincidan en el mismo momento. Un saldo del inventario contable bloqueado solo conserva la cantidad de comparación del ERP; no detiene las recepciones, salidas, transferencias ni ubicaciones. Si los movimientos continúan, asigna responsables de las excepciones y de la liberación.
¿Qué columnas debe incluir una hoja de recuento?
Como mínimo: SKU, nombre del producto, ubicación, cantidad esperada cuando esté disponible, cantidad contada, diferencia y notas. Mantén el hueco, el lote, el número de serie y la revisión en filas separadas cuando se lleve su seguimiento. Para recuentos controlados, añade el corte de movimientos, el estado del control de movimientos físicos, la persona responsable de las excepciones, la persona responsable del recuento, las pruebas de aprobación, la firma de la persona que cuenta y los campos de revisión del supervisor; conserva por separado la hora de la instantánea contable en el paquete de recuento.
¿Qué debe incluir el paquete de excepciones de corte?
Incluye las recepciones, salidas, transferencias, ubicaciones, mermas conocidas y pedidos preparados posteriores al corte, las excepciones del recorrido del supervisor, los recuentos de diferencias materiales, las pruebas de aprobación, la aprobación de la persona responsable de la liberación y la referencia del ajuste.
¿Qué debe incluir el paquete de preparación de zonas?
Incluye las zonas que se pueden contar, las exclusiones, las rutas de cuarentena y devoluciones, las retenciones de proveedores, las existencias dañadas u obsoletas, los envíos preparados, las ubicaciones de desbordamiento, las etiquetas de huecos vacíos, las personas responsables de la limpieza y las correcciones de etiquetas antes de entregar las hojas de recuento.