Plantilla y flujo de trabajo para recuentos cíclicos
El recuento cíclico divide la comprobación del inventario en recuentos periódicos más pequeños para que el equipo pueda verificar ubicaciones, huecos y SKU concretos sin una gran parada.
Usa esta página cuando determinados artículos, ubicaciones o grupos ABC necesiten recuentos periódicos con teléfono u hoja de cálculo, revisión de códigos de motivo y cierre de revisiones pendientes en lugar de una parada completa.
Elige el alcance del recuento
Empieza con una regla sencilla para decidir qué se contará en este ciclo. Los artículos de gran valor, alta rotación y propensos a errores deben aparecer con más frecuencia que los de baja rotación.
- Artículos A cada semana o mes
- Artículos B cada mes o trimestre
- Artículos C cada trimestre o año
- Ubicaciones problemáticas después de diferencias repetidas
Elige el recuento cíclico cuando
Usa el recuento cíclico cuando el riesgo de inventario esté lo bastante acotado como para corregirlo mientras la operación continúa. Pasa a un inventario físico completo cuando se desconozca la precisión de la mayoría de las existencias o una auditoría exija una cobertura total.
- Los SKU de gran valor, alta rotación o propensos a faltantes necesitan controles periódicos
- Los huecos problemáticos o los códigos de motivo repetidos necesitan un seguimiento de la causa raíz
- El volumen de transacciones hace que un recuento anual quede obsoleto antes de la siguiente revisión
- La operación no puede detenerse el tiempo suficiente para un inventario de pared a pared
- Cada alcance puede contarse, revisarse y liberarse dentro de la frecuencia prevista
Realiza una comprobación móvil de la ubicación
Para los recuentos con teléfono, pide que se confirme el lugar antes que el artículo. Escanea o selecciona la ubicación, escanea el código de barras del artículo, introduce la cantidad contada y archiva la prueba de entrega del ciclo antes de liberar los movimientos de existencias.
- Verifica el pasillo, estante o hueco antes de contar
- Escanea el código de barras del producto en lugar de escribir el SKU
- Usa recuentos ciegos cuando quien cuenta no deba ver la cantidad esperada
- Mantén fuera de la liberación del hueco y del desbloqueo las filas dañadas, caducadas, desconocidas o con excepciones abiertas hasta su revisión
- Registra con la entrega del ciclo la liberación del menú móvil, el origen del recuento, el ID del trabajo fuente, el responsable de la revisión pendiente y el estado de liberación
Mantén corta la lista de recuento
Una lista de recuento cíclico debe ser más pequeña y específica que una hoja de inventario completo, con solo los campos necesarios para contar y revisar el alcance elegido.
- SKU
- Código de barras
- Ubicación o hueco
- Cantidad esperada cuando esté permitido
- Cantidad contada
- Diferencia
- Código de motivo
Define los umbrales de aprobación antes de contar
Decide antes del recuento qué códigos de motivo son obligatorios, qué diferencias se cierran dentro de la tolerancia, qué filas necesitan un segundo recuento independiente y qué filas pendientes necesitan la aprobación de un responsable antes de contabilizarlas. Conserva el motivo, la persona que aprueba, la decisión de aceptar o rechazar y la referencia de contabilización o segundo recuento junto al expediente.
- Tolerancias de cantidad y porcentaje
- Umbral monetario para la revisión del responsable
- Decisión de aprobar o rechazar cada detalle
- Límites controlados de intentos de segundo recuento
- Código de motivo capturado antes de liberar la revisión pendiente
Lista de comprobación imprimible del procedimiento de recuento cíclico
Imprime esta lista de una página antes de asignar un lote de recuento cíclico. Mantiene en el mismo flujo la exportación del planificador, la liberación del menú móvil, las pruebas del origen y del trabajo fuente, la entrega del ciclo, las liberaciones del hueco y del bloqueo, la política de umbrales, la decisión de aceptar o rechazar, el expediente de diferencias y las firmas.
Antes de que empiece el equipo
- Bloquea o controla los movimientos de existencias para el alcance y la ventana elegidos.
- Confirma que el lote exportado incluye columnas de alcance, liberación del menú móvil, origen dirigido o puntual, ID del trabajo fuente, prueba de creación, verificación de ubicación, liberaciones del bloqueo y del hueco, regla de recuento ciego, responsable de aprobación, límite de segundos recuentos y frecuencia de causa raíz.
- Abre el menú móvil asignado, confirma que el trabajo liberado coincide con el alcance o el ID fuente, prueba el escaneo de una ubicación y un artículo y acuerda la alternativa sin conexión antes de ir a planta.
- Asigna al equipo y separa, cuando sea posible, la responsabilidad del segundo recuento de la del primero.
- Prepara filas de excepción para códigos de barras ausentes, ubicaciones desconocidas y existencias dañadas o trasladadas.
En cada ubicación
- Verifica el pasillo, estante, hueco o localizador antes de escanear el primer artículo.
- Escanea el código de barras del artículo o marca la fila como recuento manual si falta.
- Introduce la cantidad contada sin ver la esperada cuando se exija un recuento ciego.
- Registra de inmediato un código de motivo para existencias encontradas, ausentes, dañadas, caducadas, trasladadas, sin código de barras o bloqueadas por el escáner, para que la revisión pendiente pueda aceptar, rechazar o abrir un segundo recuento.
- Libera el hueco solo después de registrar las excepciones abiertas, el corte de movimientos, la firma de quien cuenta y la revisión del supervisor.
Revisa y cierra las diferencias
- Vuelve a contar las filas que superen el umbral de cantidad, porcentaje o valor y confirma el código de motivo, el número de intento y el responsable de aprobación antes de liberar la revisión pendiente.
- Crea un expediente para cada diferencia abierta con el primer recuento, el segundo recuento independiente, el código de motivo, el responsable de causa raíz, el importe de corrección y el estado de aprobación.
- Aprueba las filas válidas, rechaza solo las que necesiten un segundo recuento y registra las referencias de contabilización aceptadas o los ID de trabajo rechazados antes de contabilizar cambios.
- Contabiliza las correcciones solo después de registrar la referencia del ajuste del ERP, el responsable de aprobación y la fecha.
- Revisa los códigos de motivo repetidos con la frecuencia de causa raíz exportada y asigna el trabajo preventivo antes de liberar los movimientos.
- Guarda el CSV de sesiones, los expedientes de diferencias, las pruebas de liberación del bloqueo y del hueco, la revisión de diferencias y la lista firmada con el expediente del recuento.
Firmas del expediente de recuento
Usa esta lista con el CSV de sesiones del planificador para que la supervisión en papel, el escaneo móvil, el origen y el trabajo fuente, las liberaciones del bloqueo y del hueco, la aprobación por código de motivo, los segundos recuentos, los expedientes de diferencias y las revisiones de causa raíz sigan el mismo rastro de pruebas.
Continúa los recuentos móviles con Mobile Inventory.
Flujo de trabajo
| Paso | Acción | Detalles |
|---|---|---|
| Paso1 | AcciónSelecciona el alcance | DetallesElige los SKU, huecos, categorías o clases ABC de este ciclo. |
| Paso2 | AcciónPrepara la lista | DetallesGenera una plantilla o un CSV específico con columnas estables de SKU, código de barras y ubicación. |
| Paso3 | AcciónVerifica la ubicación | DetallesEscanea o selecciona el pasillo, estante o hueco antes de contar sus artículos. |
| Paso4 | AcciónCuenta los artículos | DetallesEscanea el código de barras, introduce la cantidad y añade un motivo o una nota si la fila es inusual. |
| Paso5 | AcciónRevisa las diferencias | DetallesCierra las filas dentro de tolerancia, vuelve a contar las rechazadas y aprueba solo las que superen los umbrales de cantidad, porcentaje, valor, grupo de motivos o intentos. |
| Paso6 | AcciónLibera y programa | DetallesDesbloquea los movimientos después de resolver las excepciones y acciones de causa raíz y programa el siguiente ciclo. |
Glosario de recuento de inventario
Unidad de mantenimiento de existencias: el código interno de artículo que se utiliza para identificar un producto o una variante.
Un código escaneable, como UPC, EAN o GTIN, que debe corresponder a un único artículo o formato de envase.
La diferencia entre la cantidad esperada y la cantidad contada después de un recuento de inventario.
Un recuento periódico de determinados artículos, ubicaciones o categorías en lugar de todo el inventario.
Un recuento en el que las personas que cuentan no ven la cantidad esperada mientras introducen la cantidad física.
El momento en que se detienen o controlan los movimientos de existencias para que el recuento coincida con los datos del sistema.
Herramientas de descarga
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo un recuento cíclico que un inventario físico?
No. Un inventario físico suele abarcar todas las existencias en un momento concreto. El recuento cíclico comprueba grupos más pequeños con una frecuencia periódica para corregir riesgos concretos sin una parada completa.
¿Cuándo debo elegir un inventario físico completo?
Elígelo cuando una auditoría, el cierre anual, una migración de sistemas o una gran reorganización exijan una cobertura total en un momento concreto. Usa recuentos cíclicos cuando sea posible contar, revisar y liberar repetidamente alcances acotados.
¿Qué debo contar primero?
Empieza por los artículos de gran valor, alta rotación o propensos a errores, porque sus diferencias suelen ser las más importantes.
¿Se pueden usar códigos de barras en los recuentos cíclicos?
Sí. El escaneo es útil porque los recuentos se repiten a menudo, la precisión de la ubicación importa y la velocidad determina la frecuencia posible.
¿Cómo debo usar los códigos de motivo después de un recuento?
Captura el motivo mientras la fila siga pendiente. Agrupa los motivos por artículo, ubicación, sesión y ruta sin código de barras; después acepta, rechaza o abre un segundo recuento antes de contabilizar y asigna una acción de causa raíz cuando el mismo motivo se repita.
¿Debe ver el equipo la cantidad esperada?
Usa recuentos ciegos cuando quieras que el recuento físico sea independiente. Muestra la cantidad esperada solo cuando el flujo necesite una confirmación más rápida y un responsable acepte el riesgo de sesgo.